内部通報処理規程【大企業向け】
内部通報処理規程とは、従業員などの内部関係者からの通報（いわゆる「内部告発」）を適切に受け付け、調査・是正処理・報復防止を行うための社内制度のルールを定めた規程です。
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内部通報処理規程【大企業向け】 第1章 総則 (目的) 第1条 本規程は,当社内における法令違反行為等に関する通報の処理について必要な事項を定めることにより,不正行為等の早期発見と是正をはかり,もって コンプライアンス経営の強化に資することを目的とする。 第2章 内部通報体制の整備 (窓口) 第2条 労働者からの法令違反行為等についての通報を受け付ける社内窓口(以下「社内通報窓口」という)を,当社コンプライアンス統括室内に設置する。 2 前項の社内通報窓口に加え,労働者からの法令違反行為等についての通報を受け付ける社外窓口(以下「社外通報窓口」という)を外部の法律事務所に設置する。 3 社内通報窓口及び社外通報窓口(以下,両者を合わせて「通報窓口」という)の連絡先は,別紙(略)のとおりとする。 (通報の対象) 第3条 通報窓口に対する通報の対象は,当社の役員,従業員,代理人その他の者についての次の行為とする(以下1及び2の行為を総称して「法令違反行為等」という。)。 ① 法令違反行為 ② 当社の社内規程·倫理規範の違反行為 (通報者の範囲) 第4条 本規程に基づく通報窓口の利用対象者は,当社の役員,正社員(限定正仕員を含む),有期フルタイマー,無期フルタイマー,有期パートタイマー,無期パートタイマー,定年後嘱託者,契約社員,嘱託フルタイム社員,嘱託パートタイム社員及び派遣労働者(以下総称して「役職員等」という)及び退職後1年以内の役職員等とする。 (相談·通報) 第5条 役職員等は,法令違反行為等が発生し又は発生するおそれがあると判断した場合には,自己の関与の如何にかかわらず,第三者に通報する前に(ただし,第2項及び第3項ただし書により除外される場合を除く。), 直ちに、本規程に基づき、通報窓口に通報しなければならない 1。 2 役職員等は、公益通報者保護法第2条第3項の規定する通報対象事実(以下「通報対象事実」という)が生じ、又はまさに生じようとしていると信ずるに足りる相当の理由がある場合には、当該通報対象事実について処分又は勧告等をする権限を有する行政機関に対し、公益通報をすることができる。ただし役職員等は、個人の生命又は身体に危害が発生し、又は発生する急迫した危険があると信ずるに足りる相当の理由がある場合を除き、事前に、通報窓口に通報しなければならない 3 役職員等は,通報対象事実が生じ,又はまさに生じようとしていると信ずるに足りる相当の理由があり,かつ,次のイないしホのいずれかに該当する場合であって,その者に対し当該通報対象事実を通報することがその発生又はこれによる被害の拡大を防止するために必要であると認められる者に対し通報するときに限り,前項の行政機関以外の第三者に通報することができる。ただし,従業員は,ホに該当する場合及びへに該当する場合を除き,事前に相談·通報窓口に通報しなければならない。 イ 労務提供先等や行政機関へ公益通報をすれば,解雇その他不利益な取扱いを受けると信ずるに足りる相当の理由がある場合 ロ 労務提供先等に公益通報をすれば,通報対象事実に係る証拠が隠滅されるなどのおそれがあると信ずるに足りる相当の理由がある場合 ハ 労務提供先等に通報をすれば,役務提供先が,当該公益通報者について知り得た事項を,当該公益通報者を特定させるものであることを知りながら,正当な理由がなくて漏らすと信ずるに足りる相当の理由がある場合 二 労務提供先から行政機関や外部の第三者への公益通報をしないよう正当な理由なく要求された場合 ホ 書面により内部通報をした後,20日を経過しても労務提供先等から調査を行うという通知がない場合,又は労務提供先等が正当な理由なく調査を行わない場合 へ 個人の生命若しくは身体に対する危害又は個人の財産(事業を行う場合におけるものを除く)に対する損害(回復することができない損害又は著しく多数の個人における多額の損害であって,通報対象事実を直接の原因とす るものに限る)が生じ,又は発生する急迫した危険があると信ずるに足りる相当の理由がある場合 4 第1項ないし第3項の場合において,役職員等は,客観的で合理的な根拠に基づき誠実に通報を行わなければならず,内容虚偽の通報,他人を誹謗·中傷する通報その他不正の目的の通報を行ってはならない。 5 前項に反する通報は,本規程に基づく通報には該当しないものとする。 (利益相反関係の排除) 第6条 通報窓口の担当者,その他通報案件の対応に従事する者は,自らが関係する通報事案の処理に関与することはできない。 (独立性の確保) 第7条 役員もしくはコンプライアンス統括室長に関係する又は関係すると疑われる法令違反行為等については,社外監査役に通報できるものとする。 2 前項の規定により社外監査役に対して通報する場合には,第9条第3項,第12条第1項,及び第14条第1項中「コンプライアンス統括責任者」との文言は,「社外監査役」と読み替えて適用する。 (従事者の指定) 第8条 会社は,通報窓口への通報のうち,公益通報者保護法第3条第1号及び第6条第1号に定める公益通報(以下,「内部公益通報」という)を受ける通報窓口の担当者(第7条に定める社外監査役を含む)を同法第11条第1項の従事者として指定する。 2 会社は,前項に定める場合のほか,通報窓口における内部公益通報の受付調査,是正に必要な措置の全て又はいずれかを主体的に行う業務及び当該業務の重要部分について関与する業務に従事する者が,当該業務に関して公益通報者を特定させる事項を伝達される場合には,必要が生じた都度,その者を別途従事者として個別に指定する。 第3章 通報の対応 (通報の方法) 第9条 通報窓口の利用方法は,電話,電子メール又は書面によるものとし,通報者の氏名及び所属部署を示して行うものとする。 2 役職員等が法令違反行為等を電子メール又は書面で通報しようとする場合,所定の様式に当該通報者の氏名,所属部署,連絡先,通報内容(法令違反行為等の日時,場所,当事者,行為内容),通報内容の根拠等を記入し,通報窓口に提出するものとする。 3 第1項及び前項の規定にかかわらず,役職員等は,匿名で,通報窓口を利用することができる。ただし,この場合,第11条から第15条及び第17条の規定は適用されないものとし,受付後の処理,調査,調査結果の報告·是正措置及び調査結果の通知等については,通報窓口又はコンプライアンス統括責任者の裁量により個別に判断する。 (通報の受付) 第10条 通報窓口担当者は,通報窓口で通報を受けた場合において,その内容が法令違反行為等の通報を含むときは,所定の様式に当該通報者の氏名(ただし匿名による場合は除く),所属部署,連絡先,通報内容(法令違反行為等の日時,場所,当事者,行為内容),通報内容の根拠等を記入し,所定の期間,保管しなければならない。 2 通報窓口担当者は,前項の記録の保管に際し,通報者及び通報内容の秘密を保持するための適切な措置をとらなければならない。 (受付後の処理) 第11条 社内通報窓口担当者は,通報受付後,直ちに,前条で通報を受けた法令違反行為等の通報内容を当社コンプライアンス統括責任者に報告しなければならない。 2 前項の報告を受けたコンプライアンス統括責任者は,速やかに通報内容に関する調査の必要性の有無及び通報に関する対応を決定し,社内通報窓口担当者に対し,必要な指示をしなければならない。 3 コンプライアンス統括責任者は,必要に応じ,第1項で報告を受けた内容を当社コンプライアンス委員会に報告し,また諮問することができるものとする。 4 社外通報窓口担当者は,通報を受け付けた場合には,社内窓口担当者に報告するものとする。その後の対応については,第1項から第3項を準用するものとし,第2項のコンプライアンス統括責任者の指示を受けた社内通報窓口は,その内容を社外通報窓口担当者に報告しなければならない。 5 通報窓口は,通報を受けた場合には,通報を受けた日から20日以内に,第2項又は第4項の指示に従い,通報者に対して,調査を行う旨の通知又は正当な理由を付したうえで調査を行わない旨の通知をするものとする。 (調査) 第12条 前条第2項においてコンプライアンス統括責任者が,調査が必要であると決定した場合,社内通報窓口は,その指示に従い、通報を受けた法令違反行為等の事実の有無について速やかに調査を行いコンプライアンス統括責任者に報告する。 2 前条第3項により報告又は諮問を受けたコンプライアンス委員会は,必要に応じ,関係部署担当者で構成される調査·対応チームを組織し,調査の実施を指示する。 3 当社の各部署及び役職員等は,社内通報窓口又は前項の調査·対応チームが行う調査に協力しなければならない。 4 通報窓口及び調査·対応チームは,調査に際し,通報者の意思に反して通報者の氏名その他通報者を特定する事項が調査担当者以外に判明することがないよう,配慮·注意しなければならない。 (調査結果·是正措置等) 第13条 社内通報窓口及び調査·対応チームは,第12条の調査結果をコンプライアンス統括責任者に報告するものとする。 2 コンプライアンス統括責任者は,前項の調査結果が重大であると認めるときは,コンプライアンス委員会に報告するとともに,必要に応じ,直ちに,当該法令違反行為等の防止·是正措置及び再発防止措置を講ずるものとする。 3 調査の結果,法令違反行為等が明らかになった場合には,当社は,当該行為に関与した者に対し,就業規則に定めるところにより懲戒処分の手続をとることができる。 4 調査結果については,毎月開催される取締役会に報告するものとする。 (調査結果の通知) 第14条 社内通報窓口は,調査が終了した場合には,調査結果及び是正措置について,通報者又は社外通報窓口に遅滞なく通知する。 2 社外通報窓口は,前項の通知を受領した場合には,遅滞なく通報者に通知する。 3 前2項の場合,通報窓口は,被通報者の信用,名誉及びプライバシーに配慮しなければならない。 4 第1項及び第2項の規定は,通報者が通知を希望しない場合には適用しない。 第4章 通報者の保護 (不利益取扱いの禁止) 第15条 当社の役職員等は,本規程に基づく法令違反行為等の通報が行われたことを理由として、通報者に対し,解雇,降格,減給,嫌がらせその他不利益な取扱いをしてはならないものとする。 2 通報者から不利益取扱いを受けている旨の連絡があった場合,社内通報窓口は,必要に応じて人事部と協力し,事実関係の調査を行う。 3 前項の調査の結果,不利益取扱いが確認された場合は,社内通報窓口は,当該部門長に対して当該不利益取扱いを中止させるとともに,人事部に対して,不利益取扱いをした者及びその所属部門長への就業規則に従った懲戒等の処分の検討を要請する。 4 第2項の調査の結果,不利益取扱いが確認された場合,社内通報窓口は,人事部と協議を行い,懲戒処分を含む適切な対応を行う。 (フォローアップ) 第16条 通報窓口は,通報処理終了後も,通報者に対して,通報を理由とする不利益取扱いや職場内での嫌がらせ等の有無について,必要に応じて,フォローアップを行う。ただし,匿名での通報の場合にはこの限りでない。 (範囲外共有の禁止,通報者の探索の禁止) 第17条 通報処理業務に従事する者は,通報者の同意がある場合,その他法令に基づく場合等,正当な理由がある場合を除き,通報者,通報された内容,通報者を特定する事項及び調査で知り得た個人情報について,必要最小限の範囲を超えて共有してはならない。 2 当社の役職員等は,通報者を特定した上でなければ必要性の高い調査が実施できないなどのやむを得ない場合を除いて,通報者の探索を行ってはならない。 3 前2項の事実が確認された場合,社内通報窓口は,人事部と協議を行い,懲戒処分を含む適切な対応を行う。 第5章 雑則 (教育·周知) 第18条 会社は,法令遵守の重要性や内部通報体制について,必要に応じて,役職員等に対して教育又は本規程の周知の再徹底を行うものとする。 2 社内通報窓口は,役職員等から寄せられる通報体制の仕組みや不利益取扱いに関する質問·相談に対応する。 (記録の保管) 第19条 通報窓口は,通報窓口において受け付けた通報の内容及び通報への対応に関する記録を作成し,対応終了後3年間保存するものとする。 (見直し·改善) 第20条 会社は,内部通報対応体制の定期的な評価·点検を実施し,必要に応じて内部通報対応体制の改善を行うものとする。 (運用実績の開示) 第21条 会社は,内部通報窓口に寄せられた内部通報に関する運用実績の概要を,滴正な業務の遂行及び利害関係人の秘密,信用,名誉,プライバシー等の保護に支障がない範囲において役職員等に開示することができる。 (本規程の遵守) 第22条 役職員等は本規程の定めを遵守するものとする。 2 本規程に違反した場合,就業規則に従って懲戒処分されることがある。 (附則) 第23条 本規程は,令和〇年〇月〇日より施行する。 以上
